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Message aux adhérents : réinscription / Assemblée générale

Vendredi 5 juin

Message aux adhérents : réinscription / Assemblée générale

 

Vendredi 5 juin

Note adhérents / réinscription / Assemblée générale

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Tout d’abord nous tenons à vous remercier pour le soutien que vous nous apportés depuis le début de cette crise sanitaire. Votre compréhension et votre confiance, notamment en ne nous demandant pas le remboursement de vos activités qui n’ont pas eu lieu durant cette période, nous ont permis de préserver les emplois en maintenant les salaires à taux plein, de soutenir nos partenaires et artistes qui en avaient besoin, d’aider les adhérents qui nous en ont fait la demande, de mettre en place la téléactivité pour un très grand nombre d’entre vous et ainsi continuer sous une forme vos activités (+ de 80% des activités ont pu se mettre en place et cela très rapidement), de répondre présent en accueillant les enfants des personnels mobilisés durant la gestion de la crise sur le site de l’école Lamartine, de pouvoir être présent lors de la reprise scolaire pour un certain nombre de familles, et sur l’ensemble des groupes scolaires Gerson, Fulchiron et Lamartine, de pouvoir maintenir les formations qui étaient programmées à destination des artistes.

À quelques semaines de notre fin de saison, nous devons penser à l’avenir et réfléchir aux modalités qui vous permettront de reprendre vos activités sur le site de la MJC (ou autres gymnase et piscine) et ainsi retrouver les liens si particuliers que vous avez entre vous mais aussi avec vos intervenants et l’équipe, liens qui sont le socle de notre projet et notre raison d’être.

Si les plus chanceux d’entre vous pourront revenir une, deux, trois fois sur le mois de juin pour une activité en présentiel, notre vraie reprise se fera en septembre avec vous tous.

Nous savons que nous devrons adapter et renforcer dès le mois de septembre nos protocoles sanitaires et de désinfections entre chaque activité, continuer les gestes barrières, adapter encore et encore nos habitudes aux rythmes des consignes qui nous seront communiquées, certainement sur le même modèle que celles que nous avions mise en place avant la fermeture de la MJC.

Nous nous adapterons aux situations au fur et à mesure qu’elles se présenteront à nous mais avec beaucoup plus d’expérience et de maturité.

La téléactivité a vu le jour, des ateliers en extérieurs se sont mis en place, des formations à distance fonctionnent, des concerts en ligne existent et de nombreux liens se sont créés depuis le début de cette crise avec vos intervenants et l’équipe.

Nous sommes donc plus que prêts et impatients de démarrer cette nouvelle saison 2020/2021 avec vous et nous espérons que vous serez nombreux à nous renouveler votre confiance.

Le secteur enfance/familles continue son travail auprès des écoles et des enfants des familles prioritaires. L’accueil de loisirs de l’été s’organise avec des effectifs plus contraints dans des espaces élargis et nous retrouverons notre capacité d’ouverture totale dès le mois de septembre en même temps que la reprise des écoles. Les réinscriptions sont en cours et vous êtes déjà nombreux à nous renouveler votre confiance.

La maison des associations rouvrira ses portes en septembre et pourra de nouveau accueillir les associations adhérentes et partenaires. Nous avons assoupli et facilité les modalités de réservation de salles. Nous travaillerons avec l’ensemble des associations afin que leurs adhérents puisent venir à la MJC en toute confiance.

Le secteur culturel est lui le plus impacté par cette crise notamment sur l’activité de diffusion qui reste encore très limitée. Nous concentrerons le début de saison (septembre/décembre) à faire de la formation, des petites formes avec des publics restreints, de l’accompagnement d’artiste et si tout va bien nous inaugurerons comme prévu notre espace de co-working artistique avant la fin 2020. Dès que cela sera possible nous vous communiquerons la programmation des spectacles jeune public, des concerts et autres festivals.

Enfin, les activités vont elles aussi reprendre la saison prochaine et cela commence dans quelques jours avec les traditionnelles réinscriptions qui se dérouleront du 6 au 20 juin 2020.

Celles-ci vont se dérouler comme à leur habitude en deux temps.

- 1ère phase du 6 au 12 juin 2020 : priorité pour vous réinscrire sur votre activé (même activité/même créneaux).

- 2ème phase du 13 au 20 juin 2020 : possibilité de vous inscrire vous et votre famille à

une autre activité.

Vous devrez pour ceux qui souhaitent se réinscrire télécharger :

- La plaquette de la saison 2020/2021 (ou consulter sur notre site à l’onglet activité).

- La fiche d’inscription Phase 1 (Une fiche par adhérent)

- La fiche d’inscription Phase 2 (Une fiche par adhérent)

- La fiche enfant (une fiche par adhérent)

- Le livret de l’adhérent

 

Dans la fiche d’inscription, vous devez noter lisiblement l’ensemble des informations concernant vos identités et vos coordonnées ainsi que :

- Pour la phase 1 : l’activité que vous souhaitez renouveler.

- Pour la phase deux : l’activité que vous souhaiteriez faire la saison prochaine.

A partir du 06 juin 2020, nous inscrirons les adhérents qui auront renouvelé leurs activités (même créneaux/mêmes heures) et nous regarderons le nombre de places restantes dans chaque activité.

Puis nous attribuerons au fur et à mesure, par ordre de réception des dossiers, les voeux de chacun en tendant de satisfaire tout le monde.

Nous vous communiquerons jusqu’au 15 juillet si votre/vos souhait a/ont pu être exaucé/s.

NB : Si deux dossiers devaient être départagés nous regarderons :

- L’ordre d’arrivée (le jour et heure)

- Ancienneté de l’adhésion des demandeurs

- Ancienneté sur les listes d’attentes des deux dernières années pour l’activité demandée

 

Concernant les règlements :

- Pour la Phase 1 (renouvellement activité) : il vous suffira d’ajouter à votre envoi mail ou postal votre fiche d’inscription accompagnée d’un RIB ou d’un chèque en nous précisant si celui-ci est un chèque de caution ou non.

- Pour la phase deux (nouvelle activité) : nous vous communiquerons avant le 15 juillet 2020 le montant à nous faire parvenir (au plus tard le 24 juillet) qui viendra confirmer votre inscription. Vous devrez alors soit nous envoyer un RIB (sauf si vous nous l’avez déjà communiqué sur la 1er phase) ou nous faire parvenir un chèque.

- Toutes les fiches de réinscriptions doivent être dûment remplies

- Attention nous ne pourrons pas reprendre les RIB des saisons précédentes.

- Nous ne pouvons pas reprendre « les fiches enfants » des saisons précédentes.

- Nous nous engageons à ne pas encaisser vos règlements avant le démarrage des activités.

- Vous avez jusqu’au jeudi 3 septembre 2020 pour annuler vos activités sans frais de gestions ne soient imputés. Votre demande devra nous parvenir par écrit.

 

Conscient que vous n’avez pas pu bénéficier la saison dernière d’une saison classique et que certains d’entre vous n’ont pas pu finaliser leur activité dans de bonnes conditions, malgré le maintien de vos cotisations, le conseil d’administration a pris les engagements suivants

- Geler les tarifs pour la saison 2020/2021,

- Assouplir les règles de réinscriptions pour la saison 2020/2021 pour vous et votre famille,

- Accompagner au cas par cas les adhérents qui nous expriment leurs difficultés financières liées à la crise sanitaire de ces derniers mois.

- Enfin, nous proposons aux adhérents qui le souhaitent de pouvoir bénéficier d’une réduction de 10% sur leur première activité durant la phase des réinscriptions.

En effet chaque adhérent ayant vécu cette période d’une manière très différente, il nous semble important de pouvoir vous faire cette proposition mais surtout de vous laisser le choix d’en bénéficier ou non. Cette réduction est donc liée à votre appréciation et aux motivations de chacun. Pour en bénéficier, Il suffit de cocher la case demande de réduction de 10% COVID.

Enfin avant de démarrer la saison 2020/2021, nous devons finaliser notre Assemblée Générale qui devait clore la saison 2018/2019. Celle-ci n’ayant pu se tenir le 3 avril 2020 suite à la fermeture de la MJC, nous souhaitons mettre en place sur le modèle des réinscriptions, une Assemblée Générale de manière dématérialisée et ainsi ne pas nous mettre en défaut de nos obligations légales.

- Vous pourrez télécharger sur notre site l’ensemble des documents de l’Assemblée Générale à partir du 22 juin 2020.

- Poser vos questions à agmjcvieuxLyon20182019@mjcduvieuxlyon.com entre le 29 juin et le 02 juillet 2020.

- Voter en ligne en remplissant le formulaire entre 29 juin et le 02 juillet 2020.

- Les votes seront dépouillés et traités le vendredi 03 juillet 2020 à 18h30 par les administrateurs lors du dernier conseil d’administration de la saison.

- Un retour des questions et des votes vous seront communiqués au 24 juillet 2020.

- Nous organiserons une Assemblée Générale fin 2020 afin de faire le bilan de la gestion de la crise sanitaire avec vous.

Nous vous remercions pour votre lecture attentive et espérons que nous aurons répondu à vos questions. Nous restons à votre disposition pour toutes informations complémentaires.

Durant cette période l’accueil est accessible par mail à accueil@mjcduvieuxlyon.com ou au standard téléphonique les lundis, mercredis, jeudis et vendredi de 9h à 12h.

 

A Lyon le 31 Mai 2020

Pour le conseil d’administration de la MJC du Vieux-Lyon

Bruno Samy, Président

&

Antoine Tasseau, Directeur

MJC du Vieux Lyon